Perpustakaan Nasional RI bekerjasama dengan Dinas Kearsipan dan Perpustakaan Provinsi Sumatera Barat melaksanakan kegiatan “Sosialisasi Undang-Undang Nomor 13 Tahun 2018 Tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam dan Peraturan Pemerintah No. 55 Tahun 2021”. Kegiatan ini dilaksanakan di Santika Premier Hotel Kota Padang pada Rabu/21 Juni 2023. Wijiyanto, Pustakawan Ahli Muda dari Direktorat Deposit dan Pengembangan Koleksi Perpustakaan bertindak sebagai narasumber dalam sosialisai ini.
Tujuan kegiatan ini diantaranya untuk mewujudkan dan melestarikan koleksi nasional sebagai hasil budaya bangsa dan menyelamatkan KCKR dari ancaman bahaya. Pelaksana serah KCKR adalah penerbit, produsen karya rekam, lembaga negara, perguruan tinggi, Pemda, DPRD sedangkan pelaksana simpan KCKR adalah Perpustakaan Nasional dan Perpustakaan Provinsi. Jenis karya yang diserahkan yaitu karya rekam analog, karya cetak, dan karya rekam digital dengan bentuk karya seperti buku, terbitan berkala, kartografi, rekaman suara, video analog, buku elektronik, musik, digital, dll.
Tiap penerbit wajib menyerahkan 2 eksemplar karya cetak pada Perpustakaan Nasional RI dan 1 eksemplar pada Perpustakaan Provinsi. Begitu pula dengan produsen lainnya yang telah diatur dalam undang-undang tersebut. Karya tersebut akan disimpan, dilestarikan, dan didayagunakan. Hingga saat ini, data KCKR Sumatera Barat yaitu:
1. 200 penerbit cetak
2. 17868 karya cetak/analog
3. 15 produsen karya rekam digital
4. 425 karya digital
Perpustakaan Nasional akan melakukan pembinaan dalam bentuk advokasi kebijakan, bimbingan teknis, forum diskusi, huntung koleksi, pemantauan, dan sosialisasi. Manfaat dari kebijakan SS KCKR yaitu:
1. Memudahkan dan mempercepat pengelolaan koleksi serah simpan
2. Mengintegrasikan berbagai data dari aplikasi lain
3. Mengumpulkan koleksi serah simpan dalam satu lokasi untuk mempermudah proses temu kembali
4. Melestarikan koleksi serah simpan untuk jangka panjang
